Welkom in de evenementenbranche 3.0

Welke technologische ontwikkelingen blijven hangen na covid-19?

De COVID-19 crisis heeft de evenementenbranche hard geraakt. De branche die sinds 2012 een ongekende groei doormaakte, viel nagenoeg helemaal stil. Toch heeft dit jaar ons laten inzien waar het leven fundamenteel om draait: gezondheid, solidariteit en persoonlijk contact. En dat laatste is waar onze branche voor staat. Wij brengen mensen met elkaar in contact en zullen dit na de COVID-19 crisis blijven doen. En sterker dan ooit tevoren, want de behoefte om samen te komen was niet eerder zo groot als nu.

Dat de markt voor meetings & events op losbarsten staat, daarover bestaat geen twijfel - getuige de vele offerteaanvragen die locaties krijgen en de structurele groei qua bezoekersaantallen die onze websites doormaken. Als de markt zich blijft ontwikkelen in het huidige tempo dan is de verwachting dat wij in september/oktober weer op de bezoekersaantallen zitten van 2019. De klok is weliswaar twee jaar teruggezet, naar 2019, maar spoelt nu in versneld tempo terug vooruit. We hebben veerkracht getoond, innovaties laten zien, zijn zowel online als hybride in staat gebleken mensen met elkaar te verbinden en hebben in zekere zin op technologisch vlak de toekomst versneld binnengehaald. De evenementenbranche 3.0 is geboren!

Een goede crisis mag je niet verspillen

Er wordt weleens gezegd dat je een goede crisis niet mag verspillen. Want: crises openen de deuren naar grootschalige veranderingen. Deze veranderingen zullen zowel op de werkvloer als tijdens events merkbaar zijn. Zo geloven wij dat events met als doel kennisoverdracht steeds vaker in een hybride vorm zullen plaatsvinden, om een zo groot mogelijke doelgroep te bereiken. Maar de grootste veranderingen zien wij ontstaan in de bedrijfsprocessen die voorafgaan aan een event.

Veel locaties hebben dit afgelopen jaar de organisatie lean and mean ingericht, hebben geïnvesteerd in bedrijfsprocessen en in systemen (CRM, e-mail, meeting software), die versneld zijn geïmplementeerd. Hierdoor werd thuis werken mogelijk en is een grote efficiency-slag behaald. Door het gedwongen thuiswerken is het gebruik van videobellen en online vergaderen enorm gegroeid. We worden steeds handiger in het op afstand communiceren. Door deze toename in het online vergaderen, ontstaat de prikkel voor innovatie en nieuwe ontwikkelingen op het gebied van ‘online werken’.

"Als de markt zich blijft ontwikkelen in het huidige tempo dan is de verwachting dat wij in september of oktober weer op de bezoekersaantallen zitten van 2019"

Ik doe het liefst een offerteaanvraag per telefoon

2013:

0%

Videobellen is de nieuwe realiteit

In 2013 nam 48% van de opdrachtgevers nog telefonisch contact op met een locatie voor offerteaanvraag en 38% deed dat per e-mail. Het aantal telefonische aanvragen daalde tussen 2013 en 2019 met maar liefst 44%, terwijl het aantal aanvragen per e-mail tussen 2013 en 2019 toenam met 34%. In 2019 gaf 20% van de opdrachtgevers al aan het prettig te vinden als locaties per Whatsapp bereikbaar zouden zijn. Daarbij is het van belang om te vermelden dat bij de opdrachtgevers in de leeftijdscategorie 20-29 jaar toen al 71% de voorkeur gaf aan een offerte aanvraag per e-mail ten opzichte van een offerte aanvraag per telefoon (10%).

En nu wordt het interessant, want in het afgelopen jaar is er een nieuw communicatiemiddel omarmd. We zijn massaal gaan videobellen. Leuk weetje: het eerste videogesprek vond al in 1927 plaats toen Herbert Hoover belde vanuit Washington en zijn telefoontje en beeld ontvangen werden bij Bell Telephone Laboratories in New York. Met de komst van internet nam het gebruik van videobellen gestaag toe en dankzij de introductie van Facetime in 2011 en whatsapp videobellen in 2016 werd videobellen langzaam aan omarmd. Maar pas vanaf 2020 werd videobellen massaal omarmd, dankzij COVID-19. De cijfers liegen er niet om: in de eerste 3 weken van COVID-19 groeide het aantal gebruikers van Zoom met maar liefst 100 miljoen en in april 2020 had ook Microsoft teams zo’n 75 miljoen dagelijkse gebruikers.

Waar liggen kansen voor jou als locatie?

Als iets zó massaal omarmd wordt door de markt, dan is er geen weg meer terug. Dit betekent dat je als organisatie kritisch moet kijken naar wat de komst van deze nieuwe technologie voor impact kan hebben op jouw bedrijfsvoering. Thuiswerken is momenteel de norm, maar ook na COVID-19 verwacht zo’n driekwart van de werknemers voltijd of deeltijd thuis te blijven werken en ook veel bedrijven geven aan dat dit de nieuwe realiteit zal zijn. Videobellen en online meetings zullen na COVID-19 blijven bestaan. Het feit dat we allemaal zo gewend zijn geraakt met deze video meeting tools, maakt dat het gebruik daarvan ook voor andere doeleinden voor de hand ligt.

Zo hebben wij als High Profile Locaties videobellen omarmd om naast fysieke afspraken contact te onderhouden met onze klanten. Onze serviceafdeling zal d.m.v. videobellen service verlenen en we hebben speciaal voor organisatoren van meetings & events de Online Open Locatiedag geïntroduceerd. Daarnaast hebben we de Techdesk opgericht die – uiteraard tijdens een videogesprek - samen met locatiehouders de Zoom-instellingen doorneemt voorafgaand aan de deelname aan de Open Locatiedag. Zo weet je als locatie zeker dat alles op de dag zelf in orde is.

"De online rondleiding zal nooit een fysieke rondleiding vervangen,

maar wordt een welkome aanvulling tijdens de oriëntatiefase."

Laten we dit nu concreet maken. Welke kansen zien wij voor locaties? Wij signaleren dat de behoefte om locaties te ontdekken ook tijdens corona nooit weg is geweest. Daarnaast blijkt uit onze enquetes onder opdrachtgevers dat zij openstaan voor online rondleidingen. Door de snelle implementatie van videobellen in het dagelijks gebruik is deze behoefte groter dan ooit tevoren. Uit onderzoek blijkt dat 94% van de opdrachtgevers een online rondleiding bovendien als een permanente aanvulling ziet voor hun zoektocht naar een locatie. De online rondleiding zal nooit een fysieke rondleiding vervangen, maar wordt als een welkome aanvulling gezien tijdens de oriëntatiefase van organisatoren van meetings & events. Het biedt een nieuwe manier om in contact te komen en meer gevoel te krijgen bij de locatie.

2019:

0%

Opdrachtgevers die online rondleidingen als permanente aanvulling zien voor hun zoektocht naar een locatie

0%

Waarom is een online rondleiding straks niet meer weg te denken?

3 van de 10 locatiehouders is begonnen met het geven van online rondleidingen;

9 van de 10 opdrachtgevers zien online rondleidingen als een blijvend oriëntatiemiddel;

9 van de 10 opdrachtgevers blijft meedoen aan de online Open Locatiedagen.

Opdrachtgevers waarderen online rondleidingen om de volgende redenen:

• Het is een prettige eerste kennismaking met de locatie; • Een online rondleiding scheelt veel reistijd; • Je krijgt direct een goed beeld van de locatie; • Je krijgt een beter beeld dan via tekst, foto’s en video’s op de website; • Je kan de grootte van ruimtes beter inschatten tijdens een rondleiding; • Je kunt direct al je vragen stellen i.p.v. dat je daarvoor moet mailen; • Het is een handige manier om een voorselectie te maken voor de fysieke bezichtiging; • Het is een makkelijke manier om nieuwe locaties te ontdekken en te ervaren; • De stap om fysiek een rondleiding in te plannen wordt hierdoor makkelijker.

Wat zijn de voordelen van online rondleidingen?

Net zoals een online rondleiding voor opdrachtgevers tijdbesparend en efficiënt is, is dat uiteindelijk ook het geval voor locaties. Het aantal e-mails dat heen en weer wordt gestuurd en het aantal telefoontjes dat gepleegd wordt na een aanvraag zal aanzienlijk verminderen, aangezien opdrachtgevers via een online rondleiding een veel beter beeld van de locatie krijgen en direct in staat zijn om vragen te stellen. Doordat zij eerder een realistisch beeld hebben van de locatie zal de relevantie van offerteaanvragen toenemen, waardoor je minder tijd kwijt bent aan minder relevante aanvragen. Hier worden de voordelen voor jou als locatiehouder nog eens opgesomd.

Het is makkelijker om een moment in te plannen voor een online rondleiding dan voor een fysieke rondleiding;

Een online rondleiding helpt opdrachtgevers om een beter beeld te krijgen van jouw locatie;

Een online rondleiding is een aanvulling op je website en presentaties bij externe websites;

Je zal minder tijd kwijt zijn aan offerteaanvragen aangezien deze relevanter zijn;

Er zal minder heen en weer gemaild worden m.b.t. het afstemmen van offerteaanvragen;

En aangezien video een persoonlijk communicatiekanaal is, helpt het om de behoeften van opdrachtgevers beter te begrijpen en kansen voor up- of cross-selling te signaleren. Zo kan een online rondleiding leiden tot hogere conversies ten opzichte van contact via e-mail of telefoon. Een online rondleiding biedt nieuwe kansen om conversies te verhogen;

Een online rondleiding verkort de salescyclus, versnelt besluitvorming en verhoogt zo het aantal boekingen.

Indien de opdrachtgevers geïnspireerd zijn na de online rondleiding volgt in veel gevallen een fysieke rondleiding of een directe boeking;

Als een opdrachtgever n.a.v. een online rondleiding nog een fysieke rondleiding wil is de kans op een boeking met 50% toegenomen t.o.v. van een fysieke rondleiding waar voorafgaand geen online rondleiding plaatsvond.

Nieuwe verkoopvaardigheden eigen maken en je digitale vaardigheden verbeteren!

Uit onderzoek van RAIN Group blijkt dat voor de uitbraak van COVID-19 zo’n 27% van de salesgesprekken in de business-to-business markt virtueel verliep. Inmiddels is dit aandeel opgelopen tot 71% en daarmee is er sprake van een groei van maar liefst 163% in een relatief korte periode. Volgens consultancy bureau McKinsey heeft Covid-19 de digitale transformatie met zeven jaar versneld en worden salesgesprekken via een videoverbinding de nieuwe realiteit, zelfs wanneer fysiek afspreken mogelijk is. Dat betekent dat je als locatie moet kijken hoe je jouw digitale vaardigheden kunt verbeteren en op welke wijze online rondleidingen passen binnen jullie salestraject.